Sử dụng mẫu file Excel quản lý kho hàng hóa là một trong những phương pháp được nhiều chủ cơ sở kinh doanh dược áp dụng khi quản lý toàn diện xuất nhập tồn kho. Hãy cùng tìm hiểu về phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí để hiểu rõ hơn về phương pháp này nhé.
1.Mẫu file quản lý kho bằng Excel
Để thay thế phần mềm quản lý kho miễn phí bạn có thể quản lý kho bằng Excel, điều đầu tiên người dùng cần làm đó là thiết kế và nhập số liệu trong file Excel.
Chia sẻ về mẫu quản lý kho bằng Excel miễn phí dưới đây sẽ giúp bạn bước đầu hiểu được cách quản lý kho hiệu quả bằng Excel trong hoạt động của cửa hàng.
Một bảng Excel thay thế phần mềm quản lý kho cần có:
Bảng nhập số liệu: Ngày ghi sổ, chứng từ, mã hàng hóa, số lượng nhập.
- Sổ kho: Số thứ tự, sản phẩm/mã sản phẩm tồn đầu kì, nhập trong kì, xuất bán trong kì và tồn cuối kì.
- Báo cáo nhập xuất tồn: đơn vị tính, số lượng, giá vốn/giá nhập, giá nhập/giá trị nhập, giá xuất/giá trị xuất ở tồn đầu kì, nhập trong kì, xuất trong kì, tồn cuối kì
- Sổ chi tiết hàng hóa: Chứng từ, diễn giải, tài khoản đối ứng, đơn giá, xuất, nhập, tồn.
- Sổ kho để in: Ngày giao dịch, nội dung giao dịch, nhập xuất tồn (số lượng, giá tiền).
Mẫu phiếu nhập kho – xuất kho: Số thứ tự, tên, nhãn hiệu, mã số, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
2. Những lưu ý cách quản lý kho hiệu quả bằng Exce.
Quản lý kho hàng hóa/vật tư bằng Excel không chỉ đơn giản mà còn giúp chủ cơ sở kinh doanh dược tiết kiệm rất nhiều chi phí đầu tư cũng như chi phí sử dụng. Để quản lý kho bằng Excel miễn phí mang đến hiệu quả cao cho cơ sở bán thuốc, chủ cơ sở cần lưu ý một số vấn đề sau.
2.1. Phải thiết kế file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình
Mỗi cửa hàng sẽ có tình trạng kinh doanh cùng đặc điểm hàng hóa khác nhau. Do đó chủ cửa hàng cần xây dựng được file Excel quản lý kho phù hợp với cửa hàng mình. Điều này không chỉ giúp việc quản lý nhanh chóng, chính xác mà còn giúp dữ liệu được lưu trữ thống nhất, dễ kiểm soát hơn.
2.2. Phải có kiến thức về Excel để xử lý những lỗi cơ bản
Một điều lưu ý khi sử dụng phần mềm quản lý kho đơn giản bằng Excel miễn phí đó là người dùng phải có kiến thức nhất định về Excel bởi các hàm tính toán cũng như thao tác trong phần mềm khá phức tạp. Nếu không nắm vững kiến thức về Excel, chủ cơ sở sẽ gặp rất nhiều khó khăn khi sử dụng Excel để quản lý kho. Một số kiến thức về Excel người dùng cần trang bị khi làm việc với Excel.
- Thao tác xử lý tập tin
- Thao tác định dạng và thiết kế bảng tin
- Thao tác về dữ liệu
- Các hàm IF, COUNIF, SUMIF, SUBTOTAL, VLOOKUP, SUM, AVERAGE,…
2.3. Những lưu ý khác
- Chú ý khi nhập các hàm tính để tránh lỗi sai cơ bản như lỗi về giá trị hay lỗi tham chiếu.
- Chỉnh độ rộng trước khi viết hàm.
- Sử dụng tính năng bảo mật để hạn chế sự xâm nhập của người ngoài vào dữ liệu.
- Cẩn thận khi nhập dữ liệu, tránh các sai sót hay nhầm lẫn.
3. Những rủi ro khi quản lý kho bằng Excel
File Excel quản lý toàn diện kho hàng hóa là một phương pháp quản lý kho được khá nhiều chủ cơ sở ưa chuộng. Tuy khá đơn giản và dễ sử dụng nhưng quản lý hàng hóa trong kho bằng Excel ẩn chứa nhiều hạn chế, khiến việc quản lý đôi khi rất bất tiện và khó khăn.
3.1. Nhập liệu thủ công, mất thời gian, dễ sai sót, nhầm lẫn
Khi quản lý nhập xuất hàng hóa bằng Excel, nhân viên sẽ phải nhập liệu thủ công trên file. Điều này rất dễ dẫn đến sai sót hoặc nhầm lẫn đặc biệt khi số lượng hàng hóa quá lớn. Nó có thể gây sai sót cho toàn bộ hệ thống, ảnh hưởng đến bộ phận kho cũng như bộ phận bán hàng. Bên cạnh đó cách nhập liệu này cũng gây mất thời gian, gây lãng phí nguồn lực cho cửa hàng.
3.2. Dữ liệu không được bảo mật, dễ mất
Do file Excel được lưu trữ trên máy tính dùng chung cho cửa hàng nên rất khó để bảo mật dữ liệu một cách hiệu quả. Hơn nữa, nếu trong quá trình làm việc, máy tính gặp trục trặc hoặc người dùng sơ ý thì việc mất dữ liệu hoàn toàn có thể xảy ra. Bên cạnh đó, Excel không có tính năng ghi nhớ thao tác nên chủ cửa hàng rất khó để xử lý và quy kết trách nhiệm khi có vấn đề xảy ra.
3.3. Quản lý công nợ với nhà cung cấp dễ bị nhầm lẫn
Khi sử dụng file Excel để quản lý kho, thông tin không được lưu trữ thống nhất trên 1 file, vì vậy quản lý công nợ với nhà cung cấp sẽ rất dễ xảy ra nhầm lẫn. Tình trạng thiết sót hay ghi nhầm số liệu không còn quá xa lạ với người dùng file Excel. Điều này có thể ảnh hưởng đến việc theo dõi và ra quyết định kinh doanh của chủ cửa hàng.
3.4. Không cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác
Tuy file Excel quản lý kho đơn giản nhưng nó lại không hỗ trợ việc cập nhật số liệu liên tục với các bộ phận khác. Khi có sự thay đổi về hàng hóa trong kho, nhân viên kho sẽ phải kiểm kho mới có được số lượng chính xác để báo với các bộ phận khác. Chính vì vậy, công việc bán hàng đôi khi sẽ gặp phải bất tiện vì không cập nhật thông tin kịp thời.
3.5. Không có chức năng báo cáo kinh doanh
Khi sử dụng file Excel xuất nhập tồn kho đơn giản, người dùng chỉ có thể xem một số biểu đồ, bảng tính đơn giản về dữ liệu xuất nhập tồn. Chủ cửa hàng sẽ không theo dõi được tình hình kinh doanh tổng quan thông qua báo cáo bởi Excel không hỗ trợ chức năng này. Đây là một hạn chế lớn của Excel khi quản lý toàn diện kho hàng hóa cửa hàng.
4. Quản lý kho toàn diện bằng phần mềm quản lý đạt chuẩn liên thông Dược quốc gia của Bộ y tế cho nhà thuốc, cơ sở kinh doanh dược
Khác với file Excel quản lý kho đơn giản, phần mềm bán hàng Medcomm đưa đến rất nhiều tính năng hỗ trợ quản lý kho hữu ích. Công việc quản lý kho với Medcomm sẽ trở nên dễ dàng hơn và hạn chế được nhiều rủi ro như khi sử dụng file Excel miễn phí
4.1. Phần mềm quản lý kho giúp việc kiểm soát hàng tồn kho diễn ra dễ dàng và thường xuyên
Với phần mềm Medcomm, hàng hóa sẽ được quy ước bởi mã vạch riêng. Nhờ đó việc nhập liệu sẽ dễ dàng và nhanh chóng cũng như không cần lo lắng đến vấn đề nhầm lẫn dữ liệu. Bên cạnh đó dữ liệu được quản lý trên nền tảng web, nên không sợ mất số liệu dù nhân viên sai sót trong quá trình nhập liệu. Nhờ đó việc kiểm soát hàng tồn kho sẽ hiệu quả hơn và hạn chế được thất thoát trong kho.
4.2. Đồng bộ thông tin với bộ phận bán hàng
Thông tin về số lượng hàng hóa được đồng bộ trên toàn hệ thống vì vậy các bộ phận khác cũng cập nhật được tình hình kho chính xác và kịp thời nhất. Nhờ đó chủ cửa hàng có thể nâng cao hiệu suất bán hàng, dự đoán được lượng hàng cần nhập và tăng hiệu quả sử dụng vốn hiệu quả.
4.3. Tích hợp báo cáo đầy đủ, rõ ràng, trực quan
Dựa trên dữ liệu hàng hóa xuất nhập, phần mềm bán hàng Medcomm sẽ tự động tổng kết cho chủ cửa hàng hệ thống báo cáo chính xác và dễ hiểu. Người dùng sẽ không cần mất thời gian tính toán mà vẫn có được những báo cáo đầy đủ, rõ ràng và trực quan nhất. Từ đó việc theo dõi và kiểm soát hàng hóa cũng như công việc kinh doanh diễn ra thuận lợi và suôn sẻ hơn.
4.4. Được cập nhật thường xuyên, nhiều công cụ hỗ trợ sử dụng
Phần mềm Medcomm sẽ được cập nhật thường xuyên, từ đó đưa đến tính năng tốt nhất cho người dùng. Bên cạnh đó, Medcomm cũng có nhiều công cụ hỗ trợ sử dụng, giúp người dùng hiểu và áp dụng hiệu quả phần mềm trong hoạt động kinh doanh.
- Hỗ trợ trực tuyến: Trên website https://quantrinhathuoc.com/ người dùng sẽ được hỗ trợ trực tuyến thông qua công cụ chat của website và bằng trang hướng dẫn khách hàng
- Hỗ trợ bằng video:Người dùng có thể truy cập kênh Youtube chính thức của Medcomm để được xem các video hướng dẫn sử dụng phần mềm một cách chi tiết và trực quan.
- Qua hotline miễn cước 19008960 : Nếu có bất cứ thắc mắc nào về cách sử dụng phần mềm Medcomm, người dùng có thể gọi ngay tới tổng đài tư vấn 19008960
Bài viết trên đã đưa đến những thông tin hữu ích về phương pháp quản lý kho bằng Excel đơn giản và tiết kiệm. Để hạn chế được những nhược điểm của file excel quản lý kho, chủ cửa hàng có thể lựa chọn phần mềm bán hàng như một lựa chọn thay thế hợp lý. Hy vọng những chia sẻ trên sẽ giúp bạn có được cách quản lý kho hàng hóa hiệu quả và thuận tiện.
